Cách chia cột trong Excel cực dễ dàng, cụ thể có ví dụ minh họa

Excel

Anh chị em đang có 1 dãy các dữ liệu và anh chị em muốn chia những dữ liệu đó thành từng cột riêng tuy nhiên lại không biết cách làm. Đừng lo ngại, ở bài viết này mình sẽ chỉ dẫn cho các anh chị em cách chia cột trong Excel vô cùng dễ dàng nhưng mà rất hiệu quả, hãy theo dõi bài viết nhé!

Cách chia cột trong Excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họa

Cách chia cột trong Excel cực dễ dàng, cụ thể có ví dụ minh họa

I. Khi nào cần phải chia cột, lợi ích của việc chia cột trong Excel

Đôi lúc trong lúc làm việc và dùng các công cụ của Microsoft như Word hay Excel, anh chị em sẽ gặp những trường hợp phải chia cột với các dữ liệu quá dài hoặc dữ liệu với các tiêu đề khác biệt những lại hiển thị chỉ ở 1 ô.

Việc của anh chị em là biến đổi tất cả dữ liệu đó thành các cột riêng lẻ với từng tiêu đề riêng và để tách được bằng cách thủ công thì sẽ vô cùng tốn thời kì và công sức. Vậy nên bài viết này sẽ giúp anh chị em cách để chia cột vô cùng chóng vánh.

Những trước khi vào cách làm hãy cùng mình xem qua các trường hợp nào có thể chia cột bằng cách này nhé!

1. Trường hợp dữ liệu bị ngăn cách bởi vì các dấu câu, dấu phân tách

Trường hợp này là trường hợp xảy ra khá phổ biến khi anh chị em thực hiện nhập dữ liệu trên Excel. Đối với trường hợp này thường là do dữ liệu được xuất từ các file như Word, Access,… sang Excel và thường các chuỗi ký tự sẽ được ngăn cách bởi vì các dấu câu như: dấu phẩy “,”, dấu ngoặc đơn “()”, dấu gạch nối “-“,…

2. Trường hợp dữ liệu quá dài và từng chuỗi ký tự có số lượng như nhau

Trường hợp này thì sẽ hiếm khi xảy ra hơn, tuy nhiên trong 1 vài trường hợp khi anh chị em nhập các dữ liệu như mã gift-code, mã khách hàng, mã hàng hóa,… thì số lượng các ký tự sẽ bằng nhau và sẽ có thể khắc phục được chúng tiện lợi với cách chi cột mình chỉ dẫn bên dưới.

II. Cách chia cột trong Excel theo dấu phân tách

1. Chỉ dẫn nhanh

Mở file Excel cần chia cột > Tô đen vùng dữ liệu cần chia > Chọn thẻ Data > Chọn Text to columns > Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện lên > Tích vào ô Delimited > Nhấn Next > Chọn điều kiện tách trong hộp thoại Delimiters > Nhấn Next > Nhấn Finish để chia cột trong Excel.

2. Chỉ dẫn cụ thể

Mình có 1 ví dụ như sau và mình muốn tách ra từng cột với dấu phân tách là dấu gạch ngang “-“.

Ví dụ cách chia cột trong Excel theo dấu phân tách

Ví dụ cách chia cột trong Excel theo dấu phân tách

Bước 1:

Mở file Excel cần chia cột > Tô đen vùng dữ liệu cần chia.

Bước 2: Chọn thẻ Data > Chọn Text to columns.

Chọn thẻ Data > Chọn Text to columns

Bước 3: Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện lên.

Trong đó:

  • Delimited: Chia cột theo các ký tự ngăn cách (dấu câu) giữa 2 phần dữ liệu như dấu phẩy, dấu gạch ngang, khoảng trắng,..
  • Fixed width: Chia cột theo chiều rộng của dữ liệu.

Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện lên

Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện lên

Bước 4: Tích vào ô Delimited > Nhấn Next.

Tích vào ô Delimited > Nhấn Next

Bước 5: Chọn điều kiện tách trong hộp thoại Delimiters.

Trong đó:

  • Tab: Dữ liệu được phân tách bằng một khoảng trắng to.
  • Semicolon: Dữ liệu được phân tách bằng dấu chấm phẩy.
  • Comma: Dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy.
  • Space: Dữ liệu được phân tách bằng khoảng trắng (Space).
  • Other: Dữ liệu được phân tách bằng một ký tự khác nhưng mà anh chị em có thể tùy chỉnh.

Chọn điều kiện tách trong hộp thoại Delimiters

Chọn điều kiện tách trong hộp thoại Delimiters

Ở đây mình sẽ tích chọn Other và điền vào dấu gạch ngang “-“.

tích chọn Other và điền vào dấu gạch ngang

tích chọn Other và điền vào dấu gạch ngang “-“

Bước 6: Chọn định dạng cho cột ở phần Column data formatđịa điểm cột sẽ hiện ra ở phần Destination.

Trong đó:

  • General: Không có định dạng.
  • Text: Kiểu văn bản.
  • Date: Kiểu ngày tháng.
  • Do not import column (Skip): Cột nhưng mà anh chị em chọn dòng này sẽ không được hiển thị khi có kết quả.

Chọn định dạng cho cột ở phần Column data format và vị trí cột sẽ xuất hiện ở phần Destination.

Chọn định dạng cho cột ở phần Column data format và địa điểm cột sẽ hiện ra ở phần Destination.

Ở đây mình sẽ tích chọn General với Destination là ô A1.

Bước 7: Nhấn Finish để chia cột trong Excel.

Nhấn Finish để chia cột trong Excel

Nhấn Finish để chia cột trong Excel

Kết quả sau khi hoàn thành.

Kết quả sau khi hoàn thành

Kết quả sau khi hoàn thành

III. Cách chia cột theo địa điểm của ký tự

Mình có 1 ví dụ về bảng mã màu khá lộn xộn như sau:

Ví dụ

Ví dụ

Ở đây mình muốn tách các dòng mã ra (mỗi dòng mã có 7 ký tự) thành từng cột riêng với cú pháp #DDDDDD, #888888,…

Bước 1: Mở file Excel mới > Chọn thẻ Data > Chọn New Query.

Mở file Excel mới > Chọn thẻ Data

Bước 2: Chọn From File > Chọn From Workbook.

Ở đây mình chọn From Workbook do mình đã sẵn sàng sẵn file dữ liệu trong 1 file Excel khác. Trong khi anh chị em cũng có thể chọn những loại tệp như: CSV, XML, Text, Folder.

Chọn New Query > Chọn From File > Chọn From Workbook

Bước 3: Chọn file chứa dữ liệu cần chia cột > Nhấn Import.

Chọn file chứa dữ liệu cần chia cột > Nhấn Import

Bước 4: Chọn Sheet dữ liệu > Nhấn Transform Data.

Chọn Sheet dữ liệu > Nhấn Transform Data

Bước 5: Nhấn vào Split Column > Chọn các điều kiện muốn chia cột.

Trong đó:

  • By Delimiter: Chia cột bởi vì dấu phân cách.
  • By Number of Characters: Chia cột bởi vì số lượng ký tự.
  • By Positions: Chia cột bởi vì địa điểm theo số thứ tự.
  • By Lowercase to Uppercase: Chia cột từ chữ viết thường tới viết hoa.
  • By Uppercase to Lowercase: Chia cột từ chữ viết hoa tới viết thường.
  • By Digit to Non-Digit: Chia cột từ dữ liệu có chữ số tới không có chữ số.
  • By Non-Digit to Digit: Chia cột từ dữ liệu không phải chữ số tới có chữ số.

Nhấn vào Split Column > Chọn các điều kiện muốn chia cột

Bước 6: Chọn Number of Characters.

Chọn Number of Characters

Chọn Number of Characters

Bước 7: Ở hộp thoại hiện lên > Phần Split chọn Repeatedly > Điền số 7 vào phần Number of Characters.

Ở hộp thoại hiện lên > Phần Split chọn Repeatedly > Điền số 7 vào phần Number of Characters.

Bước 8: Chọn Advanced options > Chọn kiểu cột (column) hoặc dòng (row) > Nhấn OK.

Chọn Advanced options > Chọn kiểu cột (column) hoặc dòng (row) > Nhấn OK

Bước 9: Biên tập lại dữ liệu.

Nếu dữ liệu sau khi chia không như mong muốn thì anh chị em có thể xóa định dạng chia cột đã làm ở phần Query Settings và thực hiện lại các thao tác từ bước 1.

Chỉnh sửa lại dữ liệu

Biên tập lại dữ liệu

Bước 10: Nhấn vào mũi tên hướng xuống ở mục Close